Uma política de viagens bem planejada proporciona melhoria na qualidade das viagens e reduz o tempo com processos administrativos e operacionais. Além disso, é muito indicada para promover um maior controle de custos e aumentar a economia da empresa com viagens corporativas.

No entanto, organizar esse tipo de política não é tarefa fácil. Mas não se preocupe: destacamos o que você não pode deixar de fora quando for criar a da sua empresa.

Confira:

Procedimentos de funcionários

Todas as ações de funcionários na viagem devem ter seus custos controlados e previamente aprovados, assim como os relatórios da viagem devem estar compartilhados com seu departamento de recursos humanos e financeiro.

Definir despesas

Defina valores diários para gastos dos funcionários com refeições, gorjetas, táxis, telefonemas, estacionamento, entre outros. Especifique também se os funcionários precisarão apresentar recibos ou faturas de cartão de crédito, para controle de custos.

Incluir procedimentos de segurança

Exija que os funcionários incluam o número de telefone do hotel em que vão ficar, bem como um número de telefone celular para que eles possam ser comunicados no caso de alguma emergência. É importante também controlar seus itinerários, incluindo os tempos de viagem de trem, de voo, check-in, check-out e horários de palestras ou reuniões.