Há novas maneiras de olhar para os programas de viagens e recriá-los, sem deixar de lado a cultura das corporações. Ao contrário das regras da era analógica, as novas diretrizes das políticas têm precisão digital e aproveitam o acesso a dados em tempo real – oferecendo mais flexibilidade aos viajantes, ao mesmo tempo em que servem melhor os objetivos de negócios da empresa.

Confira a seguir algumas dicas para os gestores repensarem os padrões de suas políticas de viagens:

• Aumente a liberdade de escolha para diminuir os custos

Ter fornecedores preferenciais é uma prática padrão em muitas grandes empresas. Porém, há outras maneiras de olhar para essa questão, e uma delas é os gestores de viagens pararem de negociar descontos por volume com fornecedores preferenciais e, em vez disso, incentivarem os viajantes a decidirem se devem ou não selecioná-los, dentro do limite do orçamento recomendado.

Abrir as opções faz com que os funcionários se sintam menos gerenciados, mas também pode armar os gestores com dados para negociar descontos mais profundos.

Se um fornecedor não foi escolhido porque o desconto não era grande o suficiente para que os viajantes o selecionassem voluntariamente, o gestor de viagens e o fornecedor podem analisar juntos esses dados, determinando qual nível de desconto é suficiente para impulsionar mais negócios no próximo ano.

• Implemente a menor taxa de forma lógica

Aqui estão três maneiras de revisar a lógica da tarifa mais baixa:

Primeiro, as variáveis devem ser equilibradas da mesma forma que as pessoas raciocinam, em vez de ditadas por camadas de regras rígidas. Por exemplo, um sistema moderno deve levar em conta o preço em relação ao tempo de viagem e outras variáveis: para muitos, uma escala de uma hora que economiza US$ 800 vale a pena, enquanto uma parada de seis horas que economiza US$ 150 não vale.

Em segundo lugar, são considerados fatores relevantes, como benefícios e tempo de deslocamento no trânsito. Para muitos, uma mala grátis e o embarque antecipado valem um preço mais alto, assim como para outros vale a pena perder 20 minutos a mais dirigindo até o aeroporto para economizar US$ 600.

Por fim, essas configurações devem ser ajustáveis por e para cada viajante

• Para controlar os custos de viagem sem causar uma revolta, provoque a culpa do viajante

É preciso rejeitar os dois extremos da guerra contra os gastos excessivos. Um deles é a abordagem que obriga os viajantes a reservarem a menor tarifa lógica — o que gera ressentimento e, muitas vezes, requer um tempo para conceder exceções.

Por outro lado, há a abordagem da cenoura, que recompensa os funcionários por reservarem em um preço referência — e passa a mensagem errada de que as empresas devem desembolsar mais para poderem economizar.

Por isso é sugerida a abordagem do meio. Quando os usuários selecionam uma opção acima do orçamento recomendado, aparece um aviso de que o gasto excedente será relatado. A culpa é tudo o que será necessário.

4- Use links personalizados para reduzir os custos

Conceder aos funcionários da empresa acesso temporário à ferramenta de reservas on-line pode ser uma solução para reduzir os gastos da empresa. As modernas ferramentas de reserva agora permitem que os gestores criem links altamente configuráveis.

Os administradores simplesmente inserem os nomes dos funcionários, detalhes de pagamento e regras flexíveis — e, em seguida, enviam por e-mail um link que os guia por essas opções restritas. Tecnologias como esta trazem a oportunidade de uma política de viagens mais voltada para os dados.

Fonte: Panrotas